Fördjupning

Organisatorisk och social arbetsmiljö: Vad är det och hur gör man?

I samverkan med skyddsombud och anställda måste du som arbetsgivare se till att ingen i din verksamhet drabbas av ohälsosam arbetsbelastning eller kränkande särbehandling. Detta arbete ska vara en del i det vanliga systematiska arbetsmiljöarbetet, vilket Arbetsmiljöverket kräver i sina föreskrifter om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön (OSA), AFS 2015:4.

Anmälningar om arbetssjukdom på grund av psykisk ohälsa har ökat. Några exempel på orsaker är för mycket arbete, för hög arbetstakt och problem i relationer på arbetsplatsen såsom samarbetsproblem, konflikter och mobbning.

Detta är bakgrunden till OSA-föreskriften som du måste följa på samma sätt som andra föreskrifter så som till exempel kemiska arbetsmiljörisker och buller.

Tidigare talades det om psykosocial arbetsmiljö. Men individens psyke kan du som arbetsgivare inte påverka. Därför talar man idag om OSA.

  • Den organisatoriska arbetsmiljön handlar bland annat om:
    • Hur gör du när du leder, styr och fördelar arbetsuppgifter?
    • Hur ser det ut för medarbetarna med balansen mellan krav, resurser, ansvar och stöd?
    • Hur är det med medarbetarnas delaktighet?
    • Här kommunicerar ni på arbetsplatsen?
  • Den sociala arbetsmiljön handlar bland annat om:
    • Hur fungerar samarbetet och det sociala samspelet i verksamheten?
    • Hur du som chef och kollega kan ge socialt stöd?

Fördjupa dig mer

Balans mellan krav och resurser i arbetet

Enligt föreskriften ska du som arbetsgivare, i samverkan med skyddsombud och anställda, se till att det finns en balans mellan de krav som arbetet ställer på medarbetarna, och de resurser som de har tillgång till (9 §).

  • Krav:
    • Hur omfattande och svårt är arbetet?
    • Hur fysiskt och känslomässigt belastande är det?
    • Hur mycket tid har medarbetarna på sig för att utföra sina uppgifter?
  • Resurser:
    • Vilka arbetsmetoder och arbetsredskap har medarbetarna tillgång till?
    • Vilka kunskaper har medarbetarna – behöver de lära sig mer för att klara kraven?
    • Hur ser det ut med bemanning, är den tillräcklig?
    • Har de anställda det stöd från arbetskamrater och chefer som behövs?
    • Finns det ett eget handlingsutrymme för medarbetarna?
    • Har de tillräckligt med pauser för återhämtning?

Det är oundvikligt att det blir körigt ibland. Ohälsosam arbetsbelastning uppstår först när kraven på dina medarbetare är mer än tillfälligt större än deras resurser.

Det är allvarligt när en obalans är så långvarig att det blir svårt för medarbetarna att återhämta sig tillräckligt.

Vikten av tydlighet

Risken för ohälsosam arbetsbelastning ökar när medarbetarna i tillräcklig utsträckning inte känner till vilka förutsättningar som gäller för arbetet. Som arbetsgivare måste du vara tydlig med följande (10 §): 

  • Det måste vara helt klart för medarbetarna vilka deras arbetsuppgifter är och vem som ska göra vad.
  • Medarbetarna måste veta vilket resultat deras arbete förväntas ge. Om tiden inte räcker till för att utföra alla arbetsuppgifter inom en viss tidsram måste de få veta vilka uppgifter som ska prioriteras.
  • Om medarbetarna behöver hjälp och stöd ska det vara tydligt vem de kan vända sig till.

Starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter

Risken för ohälsosam arbetsbelastning ökar om en medarbetare har starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter. (11 §). 

Ett exempel på det är när en lastbilsförare eller en anställd på en bensinstation utsätts för hot, våld eller rån. Ett annat exempel är när en taxiförare utsätts för vrede och missnöje från en kund, eller en bärgare som kommer till en svår trafikolycka. Ytterligare exempel är om en anställd råkar ut för konflikter med kunder i sitt arbete.

I samverkan med skyddsombud och anställda måste du som chef se till att både du och medarbetarna vet vilka starkt psykiskt påfrestande arbetsuppgifter som kan finnas i verksamheten. Dels för att kunna förebygga dem och dels för att hantera dem när de uppstår.

Ni måste också ha rutiner för åtgärder och stöd om något starkt psykiskt påfrestande inträffar. Och alla ska ha möjlighet, tid och tillfälle, att berätta om de starka psykiska påfrestningar de har i sitt arbete.

Förläggning av arbetstid

Förläggningen av arbetstid påverkar risken för ohälsosam arbetsbelastning (12 §). 

Enligt OSA–föreskriften ska du som arbetsgivare sträva efter att förlägga arbetstiden så att det innebär minsta möjliga risk för att medarbetarna utsätts för ohälsosam arbetsbelastning. Det ska vara en del i verksamhetens arbetsmiljöarbete och det ska ske i samverkan med skyddsombud och anställda.

Nattarbete och mycket tidiga morgnar är oundvikliga för yrkesförare och andra. De innebär alltid en belastning för hälsan. Därför är det viktigt med skiftscheman som ger de bästa möjligheterna till återhämtning. Om detta finns mycket kunskap byggd på forskning.

Andra former av arbetstid som ökad risken för ohälsosam arbetsbelastning är delade arbetspass, mycket övertid, långa arbetspass, och krav på att vara ständigt nåbar.

Ibland kan medarbetare föredra en arbetstidsförläggning som exempelvis ger längre sammanhängande ledighet men som på sikt innebär en ökad hälsorisk. Som chef måste du då stå för scheman som innebär en mindre risk – även om de berörda vid tillfället inte uppskattar detta. Men du behöver förstås förklara vilka långsiktiga risker som de annars skulle utsättas för.

Förebygga och hantera kränkande särbehandling

Som arbetsgivare måste du göra klart att det är oacceptabelt med ”handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa, eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap” (13 §).

I OSA-föreskrifterna kallas detta för kränkande särbehandling. Till vardags talar man om mobbning. I samverkan med skyddsombud och anställda måste du som chef förebygga det. Det görs som en del i det vanliga arbetsmiljöarbetet genom att ta itu med faktorer som kan ligga bakom den kränkande särbehandlingen. Exempel på faktorer kan vara: missnöje och konflikter som har sin grund i arbetsbelastningen och fördelningen av arbetsuppgifter, dåliga förutsättningar för samarbete, förändringar som skapar motsättningar samt konkurrens mellan olika grupper eller konflikter mellan medarbetare.

Chefer och medarbetare ska tillsammans ta fram en särskild policy om kränkande särbehandling och om hur man bemöter och uppträder mot varandra.

Det måste också finnas en beredskap för att hantera kränkande särbehandling om den inträffar trots förebyggande åtgärder (14 §). Detta  kräver rutiner som skyddsombud har varit med om att ta fram och som alla känner till.

Exempel:

  • Vem tar emot information om att det pågår kränkande särbehandling i verksamheten?
  • Vad händer med den informationen?
  • Vad ska den som tar emot informationen göra, idag och under tiden som följer närmast?
  • Hur och var får utsatta omedelbar hjälp och stöd, utan något dröjsmål?

Ibland kan du som chef behöva ta hjälp av utomstående experter – inte minst för att utreda vad som hänt.

Sist men inte minst

  • Alla chefer måste ha kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling (6 §).
  • Tillsammans med skyddsombud och medarbetare måste du sätta upp mål för en god organisatorisk och social arbetsmiljö, för att främja hälsa, och öka förmågan att motverka ohälsa (7 §).
  • Om det finns fler än 10 arbetstagare i företaget måste ni dokumentera målen (8 §).

Alla paragrafhänvisningar kommer från AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö.

Dela

Skriv ut