Dokumentation är en viktig del av arbetsmiljöarbetet som många företag missar. Så här kommer ni igång.

I en verksamhet med minst tio anställda ska arbetsmiljöpolicy, rutiner, riskbedömning, handlingsplan, uppgiftsfördelning och resultatet av den årliga uppföljningen vara skriftligt dokumenterade. Men dokumentationen brister hos många företag i transportbranschen.

– Det är ganska vanligt att man missar att dokumentera och då blir det svårt att ha ett levande arbetsmiljöarbete, säger Maria Westberg, arbetsmiljöspecialist och projektledare på TYA.

Man glömmer bort att skriva ner
När Arbetsmiljöverket kommer på besök ute hos företag är det vanligt att de slår ned på just brister i dokumentation vilket kan leda till sanktionsavgifter.
– Det händer att företagen redan gör jobbet men glömmer att skriva vad som görs och planen framåt. En del upplever att det känns krångligt eller tidskrävande, säger hon.

Men dokumentation behöver inte automatiskt innebära tidskrävande administration.
– Det behöver inte vara omfattande och inte något speciellt språk. Det viktigaste är att man får in en vana där man börjar skriva ner, säger Maria Westberg.

Involvera medarbetarna
Ett sätt att komma igång med dokumentation är att få med sig medarbetarna i arbetet.
– Få det till en vana hos medarbetade att till exempel anmäla tillbud. Beställ tillbudsblock på tya.se eller använd liknande formulär. Lägg ut dessa på arbetsplatsen och uppmuntra att de fylls i när ett tillbud inträffar, säger hon.

Så här kommer ni igång:

1. Gör SAM-kollen
SAM-kollen ger en överblick över företagets systematiska arbetsmiljöarbete. Här får ni vägledning som hjälper er att arbeta vidare med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Resultatet kan sparas i PDF-format.

2. Börja att skriva
Skriv upp det ni gör! Det spelar ingen roll om det är på ett papper som ni sätter in i en pärm eller digitala dokument. Det behöver inte vara omfattande och inte något speciellt språk. Det viktigaste är att ni får in en vana att skriva ner.

3. Börja använda SAM-guiden
Ta hjälp av SAM-guiden som finns digitalt eller som fysisk pärm att beställa Guiden är ett verktyg som förenklar företagets systematiska arbetsmiljöarbete (SAM) och hjälper er att i samverkan skapa förutsättningar för en säkrare arbetsplats.