Tillbudsrapporteringen är en chans för arbetsgivaren att vinna förtroende

Ska man verkligen tillbudsrapportera att man oftast inte hinner äta lunch? Självklart, tycker Mattias Vilgfors, samordnare på Götene Kyltransporter.
– Det hjälper oss att se att det finns ett problem. Vi måste kanske se över schemat och justera så att det blir bättre för föraren.

Mattias Vilgfors har länge jobbat för att sänka barriären för vad som kan klassas som ett tillbud. Och att få medarbetarna på Götene Kyltransporter att inse vikten av att rapportera tillbud över huvud taget.
– Det finns en inställning om att “det inte hjälper” att tillbudsrapportera. Men så är det inte. Vi måste agera när det kommer en tillbudsrapport och där kan vi som arbetsgivare vinna massor i förtroende, om vi kan visa på en förändring.

Götene Kyltransporter har i dag 300 anställda och 100 lastbilar. Företaget både transporterar och lagrar livsmedel åt sina kunder, som främst består av de stora livsmedelskedjorna.
Mattias Vilgfors har själv en bakgrund som lastbilschaufför, under 1990-talet körde han gods både inom Sverige och utomlands. 2010 anställdes han på Götene Kyltransporter som chaufför och blev senare samordnare. Han framhåller den stora samhällsnyttan som de anställda utför, “utan dem blir det ingen mjölk i kyldisken”, och hur viktigt det är att arbetsmiljön är schysst. Och där spelar tillbudsrapporteringen en viktig roll.
– Vi vet historiskt att det inträffar fler tillbud än vad vi känner till och det är ett problem.

Jätteviktigt kvitto
För att komma tillrätta med underrapporteringen av tillbud har företaget jobbat på flera fronter.
– Vi har sedan ett antal år utvecklat vår egen app, ett enkelt verktyg som flera andra företag har börjat använda. Idag har den många funktioner och används faktiskt av 80-100 åkerier, säger Mattias Vilgfors.
HR-appen, som den heter, används för tillbudsrapportering men också för kommunikation i stort på företaget.
Mattias Vilgfors poängterar att det inte räcker att bara ha ett verktyg. Man måste marknadsföra det och verkligen jobba för att medarbetarna ska använda det också.
– Vi måste ha en bra kommunikation. Det får inte bli vattentäta skott mellan förarna och de som sitter inne på kontoret, att ha en “vi- och dom”-känsla på ett företag är förödande.

Mattias Vilgfors har också märkt av att det finns medarbetare som känner sig som “en börda” om de rapporterar ett tillbud.
– Den tanken vill vi sudda bort. Får vi in en tillbudsrapport så är det ett kvitto på att det kommer att tas om hand. Det är jätteviktigt, säger han och fortsätter:
– Det hjälper till att göra vår arbetsplats bättre, egentligen så kan man säga att rapportering ingår i arbetsuppgifterna.

Svårt att prata om stress
Medarbetarna på Götene Kyltransporter får information om hur de ska tänka om tillbud exempelvis under YKB-kurserna.
– Då träffas vi fysiskt och förklarar hur det funkar. Det är inte alltid helt enkelt att förstå vad ett tillbud är, säger Mattias Vilgfors.
Tillbud handlar inte bara om rent fysiska problem, utan också om den psykosociala arbetsmiljön.
– Det kan vara svårare att prata om stressrelaterade problem till exempel. Det här med att må dåligt, kanske vara deprimerad, det är inte som att bryta ett ben. Och sådant måste också redas ut.
Risker med jobbet kommer alltid att finnas, slår Mattias Vilgfors fast.
– Men drömmen är att vi kan ha den här flytande kommunikationen fram och tillbaka, så att vi kan göra arbetsmiljön bättre. Att någon blir skadad är det det sämsta betyget.

Mattias tre snabba tips för lyckad tillbudsrapportering
1. App eller lapp – se till att ha ett bra verktyg som gör det enkelt.
2. Bra kommunikation med förarna är a och o. Undvik “vi- och dom-tänk”.
3. Utbilda medarbetarna så att de vet vad tillbud är och när de ska rapportera.